タイムカード電子化の手順と費用｜小規模でも失敗しない選び方

毎月の締め日、紙のタイムカードを1枚ずつめくって時間を読み取り、電卓やExcelに打ち込んでいませんか。「押し忘れがあって本人に聞いたら覚えていない」「同じ日に出勤が2回押されていて、どちらが正しいか分からない」「去年のカードを探すのに棚を全部開けた」——タイムカードの電子化を検討する会社の多くが、こうした手戻りをきっかけにしています。

本記事では、紙のタイムカードを電子化するときに何が変わり、どの方式を選び、どんな手順で移行すればよいかを、小規模事業者の目線で整理しました。製品の比較そのものは勤怠管理システムの比較・選び方にまとめていますので、この記事は「紙をやめる」ことに集中して書いています。

紙のタイムカードで起きている3つの手戻り

紙のタイムカード自体は、長く使われてきた分かりやすい仕組みです。問題は、カードを押す瞬間ではなく、押したあとに人の手で処理する工程に集中しています。代表的な手戻りを3つに整理します。

① 集計：読み取り・転記・判断を毎月やり直している

締め日になると、全員分のカードを回収し、印字された時刻を1枚ずつ読み取ります。そこから「15分単位に丸める」「休憩を引く」「所定時間を超えた分を残業に分ける」といった判断を人が行い、Excelや給与ソフトに転記します。ここで起きる転記ミスや計算ミスは、そのまま給与に反映されます。支給後に発覚すると、差額の精算と本人への説明が必要になり、信頼にも関わります。従業員が10名でも、1人10分かかれば毎月100分、1年で20時間がこの作業に消えます。

② 押し忘れと二重打刻：月末に本人へ確認している

出勤時にカードを押し忘れると、その欄が空白になります。退勤時にだけ押されたカードを見て、管理者が「何時に来たか」を本人に確認し、手書きで補い、確認印を押す——この往復が毎月何件か発生します。二重打刻も同じです。同じ日に出勤が2回印字されている、別のスタッフのカードに押してしまった、出勤と退勤の欄がずれて翌日の欄に印字されている。どの打刻が正しいかは本人にしか分かりませんが、月末にまとめて確認するころには本人も覚えていません。結果として「たぶんこうだったはず」で確定させることになり、記録の正確さが保てなくなります。

③ 保管：探せない・捨てられない

労働時間に関する記録は、法令で一定期間の保存が求められています（具体的な年数や対象は、厚生労働省の案内でご確認ください）。紙のカードは月ごとに束ねて箱に入れ、棚や倉庫に積み上がっていきます。退職した方の分も対象になるため、年々増える一方です。いざ過去の勤務実績を確認する必要が出たときに、該当する月の箱を探して1枚ずつ見返す手間は、電子化するまで気づきにくいコストです。

電子化で何が変わるか（打刻→集計→給与の流れ）

電子化と聞くと「タイムレコーダーがタブレットに変わる」という打刻の場面を思い浮かべがちですが、変わるのは打刻から給与計算までの流れ全体です。紙と電子で、各工程がどう変わるかを並べてみます。

工程	紙のタイムカード	電子化したあと
打刻	タイムレコーダーにカードを差し込む	タブレット・スマホ・PCでボタンを押す。打刻は即時にクラウドへ記録
押し忘れの検知	月末に管理者がカードを見て気づく	退勤打刻のない勤務を当日〜翌日に自動で検出し、通知
修正	手書きで補い、確認印	本人が修正を申請し、管理者が承認。誰がいつ直したかが履歴に残る
集計	読み取り→丸め→休憩控除→転記を人が実施	設定したルールに従って自動集計。締め日には確認だけ
給与計算	Excel・給与ソフトに手入力	集計結果をCSVなどで給与ソフトへ取り込み
保管	箱に入れて棚へ。探すのに時間がかかる	データとして保存。期間・人・日付で検索できる

要点は、「集計」という工程そのものが消えることです。打刻データに対して、丸め・休憩・所定時間といったルールをあらかじめ設定しておけば、月末に人が行うのは「異常がないかの確認」と「修正申請の承認」だけになります。

ただし、電子化しても判断のルール自体はなくなりません。「何分単位で丸めるのか」「休憩は何分引くのか」「夜勤はどの日に計上するのか」——これまで担当者の頭の中にあったルールを、システムの設定として言語化する作業が、電子化の本体です。この点は後半の「移行の手順」と「つまずくポイント」で詳しく扱います。

電子化の3つの方式と向き不向き

「タイムカードを電子化する」といっても、打刻の方式は大きく3つに分かれます。どれが優れているかではなく、自社のスタッフがどこで働き、何を持っているかで決まります。

項目	A. 置き換え型	B. 共有タブレット型	C. スマホ打刻型
機器のコスト	専用端末が必要	市販タブレット1台〜	各自のスマホ（追加なし）
打刻できる場所	端末のある場所	タブレットのある場所	どこでも
操作の変化	小さい	やや変わる	大きく変わる
個人端末の要否	不要	不要	必要
向く働き方	同一拠点に出勤	店舗・施設単位	直行直帰・在宅

実際には、店内のスタッフは共有タブレット、直行直帰のスタッフはスマホのように併用するケースが多くあります。1つの製品で複数の打刻方式を選べるかどうかは、製品選びの重要な確認点です。

費用の相場（確認できる数字だけ）

クラウド型の勤怠管理システムは、従業員1人あたり月数百円の従量課金が一般的です。ただし、月額単価だけを見て選ぶと、あとから「思ったより高かった」になりがちです。次の項目をそろえて、年間の総額で比較してください。

• 初期費用：0円の製品もあれば、導入設定費として数万円〜かかる製品もある
• 機器代：置き換え型は専用端末、共有タブレット型はタブレット本体とスタンドなど
• 最低利用人数・最低利用期間：「最低10名分から」「1年契約」などの条件があると、小規模ではこちらが実質の料金になる
• サポート費用：電話サポートや初期設定の代行が有料オプションになっている場合がある
• 人数が増えたときの単価：人数に応じて単価が下がる階段式か、一律か

他社製品の料金はサービスごとに異なり、改定もあるため、本記事では金額を列挙していません。具体的な料金で比べたい方は勤怠管理システムの料金比較をご覧ください。ここでは、当社が自分たちで確認できる数字として、WorkRecorderの料金を掲載します。

ご利用人数	1人あたり月額（税抜）
〜5名	無料（機能制限なし。一部画面に広告表示）
6〜30名	300円
31〜100名	280円
101〜300名	250円
301〜1,000名	220円
1,001名〜	180円

初期費用は0円、最低利用人数・最低利用期間はありません。任意のオプションとして、電話サポート（月額10,000円）と、初期設定の代行・他社からのデータ移行・操作説明会をまとめた導入支援パック（100,000円・一括）があります。標準のサポートはメール・チャットです。5名までは無料のため、まず一部門や1店舗で試してから全社に広げるという始め方ができます。

移行の手順 6ステップ

紙から電子への移行は、システムの契約そのものより、自社のルールを棚卸しして設定に落とす工程に時間がかかります。給与の計算を誤らないために、次の順番で進めることをおすすめします。

小規模事業者がつまずく6つのポイント

従業員数が少ない会社ほど、「担当者1人の慣れ」で回ってきた運用が多く、電子化のときにルールの不整合が表面化します。実際に相談を受けることが多いポイントを挙げます。

① 打刻の丸め

「出勤は15分単位で切り上げ、退勤は15分単位で切り捨て」のように、紙の時代の運用をそのまま設定しようとして止まるケースです。一般に、労働者に不利になる方向の丸めは問題になるとされています。電子化は、1分単位で記録できる状態を手に入れることでもあります。これまでの丸めルールを続けてよいかは、厚生労働省の案内や社会保険労務士に確認したうえで設定してください。

② 休憩の自動控除

「8時間勤務なら休憩60分を自動で引く」設定は便利ですが、繁忙日に実際には休憩が取れていなかった場合、記録と実態がずれます。休憩の打刻をスタッフに押してもらう運用にするか、自動控除にして未取得があれば申告してもらうか、現場に合わせて決めます。休憩が取れていない日を検出して知らせる機能があると、ずれに早く気づけます。

③ 夜勤の日またぎ

飲食店や宿泊施設、介護などで、勤務が24時を超える場合、その勤務を「出勤した日」として扱うか「退勤した日」として扱うかで、日ごとの集計が変わります。システムには「勤務日の切り替え時刻」を設定する機能があるのが一般的です。紙の時代にどう扱っていたかを棚卸しの段階で確認し、設定に反映します。

④ 有給休暇の管理

紙のタイムカードでは、有給の付与日・残日数・取得日を別のExcelや台帳で管理していることがほとんどです。電子化のタイミングで勤怠と一緒に管理すると、残日数の更新や取得状況の確認が1か所で済みます。付与される日数や取得義務の内容は法令で定められているため、厚生労働省の案内で確認し、システムの自動付与の設定が自社の運用に合っているかを見てください。パート・アルバイトの比例付与や、時間単位の取得を使うかどうかも、このとき決めます。

⑤ 記録の保存期間

労働時間の記録には法令で保存期間が定められています。本記事では年数を断定しませんので、厚生労働省の案内で最新の内容を確認してください。電子化後は、システムが保存している期間と、自社でCSV等に出力して残す運用を組み合わせて、求められる期間を確実に満たすようにします。

⑥ 承認者が社長1人

小規模な会社では、打刻の修正や休暇の申請を承認するのが社長だけ、ということがよくあります。承認が止まると締めが止まるため、代わりに承認できる人を決めておく、または管理者が代行で打刻を入力できる仕組みを使うと、社長が出張中でも締めが回ります。あわせて、現場のスタッフが迷わず押せる画面かも重要です。操作が複雑だと、結局「あとでまとめて入れる」運用に戻ってしまいます。

5名まで無料で始められる「WorkRecorder」

当社が開発・提供する勤怠管理システム「WorkRecorder」は、ここまでに書いた「紙をやめる」ための要素を、小規模の事業所でも始められる形でそろえています。製品ページに記載している事実のみをご紹介します。

打刻の方式を現場ごとに選べる

• Webブラウザ：PC・スマホのブラウザから、アプリのインストールなしで出勤・退勤・休憩を打刻
• 店舗の共有タブレット：タブレット1台を置くだけで全員が打刻。店舗パスコード＋個人PINで本人確認
• スマホアプリ：Android版を提供中。iOS版は準備中のため、iPhoneの方は当面ブラウザまたは共有タブレットで打刻
• 管理者の代行打刻：押し忘れは管理者が代行入力。誰がいつ直したかは監査ログに残る

打刻記録はあとから書き換えできない設計で、修正はすべて申請と承認を経由します。重複打刻の防止にも対応しているため、紙で起きていた二重打刻の確認作業がなくなります。退勤打刻がない勤務や休憩未取得は、勤怠アラートとして自動検出し、メールで通知します。

紙の時代のルールを、そのまま設定に

• 打刻の丸めルール設定、休憩の自動控除（雇用形態別に設定可）、夜勤対応（勤務日の切り替え時刻を設定）
• 有給の自動付与・自動失効、パート・アルバイトの比例付与、時間単位年休（15分刻み）
• 労働時間制度6種に対応（原則／1か月変形／1年変形／フレックス／事業場外みなし／裁量労働）
• 36協定の上限チェック（特別条項を含む）。上限に近づいている人を、超える前に表示
• 出勤簿の表示・印刷・CSV出力、TKC FXⅣ向けCSV出力（会計事務所との連携）

承認とシフトも、同じ画面で

組織図と役職を登録するだけで、申請の承認ルートが自動で決まります。異動があっても組織図を直すだけで、承認フローを1件ずつ設定し直す必要がありません。シフトは、スタッフの希望を集めてAIが自動で配置する機能を備えています。「打刻の電子化」から入って、必要になったときに承認やシフトまで広げられる構成です。

料金と始め方

5名までは機能の制限なく無料（一部画面に広告表示）、6名以上は1人あたり月額300円から人数に応じて単価が下がる階段式で、初期費用は0円、最低利用期間もありません。まずは1店舗・1部門で使い始め、並行運用で集計結果を確かめてから全社に広げる、という進め方ができます。もちろん、打刻の電子化だけが目的で、よりシンプルな製品のほうが合う場合もあります。当社では、自社に合う方式の整理からご相談を承っています。

よくある質問（FAQ）

月末の集計作業がなくなることです。紙のタイムカードでは、締め日に全員分のカードを回収して時間を読み取り、丸めや休憩控除を人が判断しながらExcelや給与ソフトに転記していました。電子化すると打刻データがそのまま集計に流れ、締め日には確認と承認だけが残ります。押し忘れもその日のうちに気づけるようになります。

準備の中心は「自社のルールの棚卸し」です。締め日、打刻の丸め方、休憩の扱い、残業の計算方法、夜勤の日またぎ、雇用形態ごとの違い、誰が承認するかを書き出し、それをシステムに設定します。設定後は数名で試し、1回分の締め期間は紙と並行運用して差分を照合してから切り替えると、給与の計算ミスを避けやすくなります。

できます。店舗やバックヤードに共有のタブレットを1台置き、全員がそこで打刻する方式なら、個人の端末は不要です。本人確認はパスコードや個人の暗証番号で行います。スマホ打刻と共有タブレットを併用できる製品を選べば、直行直帰のスタッフはスマホ、店内のスタッフはタブレットと使い分けられます。

二重打刻は、同じ区分の打刻が短時間に重なった場合にシステム側で弾く、または直前の打刻状態に応じて次に押せるボタンを限定することで防げます。押し忘れは、退勤打刻のない勤務をその日のうちに検出して本人や管理者に通知する仕組みがあると、月末まで放置されません。修正は本人の申請と管理者の承認を通す運用にすると、誰がいつ直したかの記録が残ります。

クラウド型の勤怠管理システムは、従業員1人あたり月数百円の従量課金が一般的です。これに加えて、初期費用、専用端末やタブレットなどの機器代、サポート費用、最低利用人数や最低利用期間の有無を確認して、年間の総額で比較してください。当社のWorkRecorderは5名まで無料、6名以上は1人あたり月額300円から人数に応じて単価が下がる階段式で、初期費用は0円です。

使えます。5名までは機能の制限なく無料で、初期費用0円、最低利用期間もありません。打刻はPC・スマホのブラウザ、店舗共有のタブレット（店舗パスコード＋個人PIN）、Androidアプリから行えます。iOSアプリは準備中のため、iPhoneをお使いの方は当面ブラウザまたは共有タブレットでの打刻になります。

まとめ

紙のタイムカードで起きている手戻りは、集計・押し忘れと二重打刻・保管の3つに集約されます。電子化すると、打刻がそのまま集計になり、押し忘れはその日のうちに分かり、記録は検索できるデータとして残ります。打刻の方式は、置き換え型・共有タブレット型・スマホ打刻型の3つから、スタッフの働き方に合わせて選び、必要なら併用します。

移行で時間がかかるのは設定ではなく、自社のルールの棚卸しです。丸め・休憩・夜勤・有給・保存期間を先に決め、数名での試行と1回分の並行運用を経てから紙を止める。この順番を守れば、小規模の事業所でも給与の計算を誤らずに電子化できます。費用は1人あたり月数百円が一般的ですが、初期費用・端末代・最低利用条件を含めた年額で比べてください。当社のWorkRecorderは5名まで無料・初期費用0円で、まず小さく試す入口として使っていただけます。